失敗しない貸し会議室の選び方＜ビジネス利用・大阪市内編＞
失敗しない貸し会議室の選び方＜ビジネス利用・大阪市内編＞
ビジネス用途で貸し会議室を借りる場合、どのような基準で選んでいるでしょうか？
まずは参加人数があって、その次に予算と相談してできるだけ安いところを・・・というのが一般的ではないでしょうか。
以前はこの流れでもおおよそ目的に合った会議室を選ぶことができました。
実は新型コロナ禍以降、貸し会議室が多様化しています。
ホテルや賃貸マンションの一室をリノベーションして貸し会議室として貸し出すケースが増えていて、収容人数に収まっていても、いざ入ってみてイメージと違うということも起きているようです。
そこで本稿では貸し会議室を選ぶ際、注意したい点やチェックすべきポイントをまとめたいと思います。
1.会議成功の第一歩は正しい会議室選び
自社の設備ではなく、あえて貸し会議室を借りるメリットとは何でしょうか？貸し会議室の多くはアクセスがよい場所にあって参加者が集まりやすかったり、目的に合った広さやレイアウトが選べるなど多くのメリットがあります。
1-1.貸し会議室を使うメリット
自社の設備ではなく、あえて貸し会議室を借りるメリットとは何でしょうか？
貸し会議室の多くはアクセスがよい場所にあって参加者が集まりやすかったり、目的に合った広さやレイアウトが選べるなど多くのメリットがあります。
1-2.貸し会議室選びは会議体や目的を前提に
会議体やどのような目的で会議をするのか、誰が参加するのかを確認しましょう。
議論を活発にしたい会議なのか、話者が話す内容を正しく伝達したいのかなど、目的を念頭に置いておくことが大事です。
1-3.会議の目的にあったレイアウトとは
アイディア出しのように活発な議論を目指すのであれば、対面の講義形式より、ロの字型にテーブルを配置した方がよいでしょう。
説明が中心になるのであれば、話者の話に集中できるよう隣同士の距離が近すぎないよう工夫すると効果的です。
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2.貸し会議室を選ぶときのポイント
貸会議室を選ぶポイントを5つの項目にわけて説明いたします。
2-1.アクセスのよさ
普段訪れない場所というケースも多いと思われますので、最寄りが主要駅、またはそれに隣接した駅の施設を選びましょう。
同じ理由で駅から近いということもポイントです。会議室は時間単位で借りることがほとんどですので、参加者が迷わずに会場にたどり着ける立地がよいでしょう。
駅から近いということもポイントです
2-2.広さ・レイアウトの自由度
実際の部屋を見てみたらイメージと違った！ということがよくあります。下見できれば問題ないのですが、その時間が取れないことも多いと思います。
その場合、HPなどに掲載されている写真から判断することになりますが、広角レンズを使って撮影されていることが多く、部屋が実際より広く見えるケースが散見されます。10人が収容できる部屋と紹介があっても実際に入ってみると肩と肩が触れ合うようなサイズ感だったということも。
当日実際に会議室を見て、あるいは急な参加者の増減によって、予定していたレイアウトを変更したいと思うこともあるかもしれません。このように現場での急な変更にも対応できるよう、多少スペースにゆとりを持った選び方をおすすめします。
2-3.コロナ対策
今注意しなければならないのが、新型コロナ対策がしっかりしているかという点。
ポイントとしては有人対応しているかどうかです。中には会議室に消毒スプレーを置いておいて、消毒は利用者自身がするところも存在します。
やはり運営側で責任を持って対処しているところが安心できます。
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2-4.会議用設備・機材の有無
無料Wi-Fiやプロジェクター、ホワイトボードなど会議で使用する設備・機材があるか確認しておきましょう。
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2-5.飲料や食品の持ち込みの可否
飲料や食品の持ち込みを禁止している会場もありますので、予定がある場合は事前に確認しておくとよいでしょう。
長時間の会議が想定される場合はコーヒーなどの飲み物を前もって準備しておきましょう。
飲料や食品の持ち込みを禁止している会場もあります